Dans un monde évolutif où les entreprises se penchent de plus en plus envers la dématérialisation, l’usage de la signature électronique semble être une solution idéale pour réduire considérablement le nombre de documents papier dans votre bureau. Certes, la signature manuelle d’un document papier ne nécessite rien de plus qu’un simple stylo et la répétition d’un geste esquissé cent fois, mais la tâche devient plus compliquée lorsqu’il s’agit de signer un document numérique. En effet, il vous faudra tout d’abord avoir une bonne idée signature avant de créer votre signature électronique sur une plateforme de signature numérique. Pour ce faire, quelques étapes sont à respecter avant de pouvoir bénéficier des avantages d’un tel processus.
Les étapes à suivre pour la création d’une signature électronique
Une entreprise désireuse de mettre en place une signature numérique devrait tout d’abord commencer par l’analyse du degré de sécurité souhaité en fonction des risques financiers et juridiques encourus ainsi que des contraintes règlementaires. En même temps, il convient d’établir certaines priorités (expérience utilisateur ou sécurité, ou mieux les deux) et d’envisager une solution pour rester cohérent avec les valeurs et l’image véhiculées par l’entreprise. Pour connaître parfaitement vos besoins, pensez à définir le périmètre du projet, à analyser les parcours de signature de documents et à élaborer un cahier de charge.
Une fois ces étapes terminées, vous pouvez vous rendre ici afin d’essayer une signature numérique gratuite. La procédure est assez simple : le tout commence par la création de comptes et le téléchargement du document, passe par la saisie des signataires et se termine par la mise en place des cartouches de signatures et l’envoi du fichier.
Pourquoi opter pour la signature électronique qualifiée
Il y a trois différents types de signatures électroniques : simple, avancée et qualifiée. L’e-signature qualifiée est sans aucun doute le plus fiable parmi eux. Certes, elle présente les mêmes critères que ceux de la signature avancée, mais le certificat électronique et le dispositif de stockage utilisés doivent en plus obligatoirement être qualifies selon le règlement eIDAS ou electronic Identification Authentification and trust Services. D’ailleurs, la signature numérique qualifiée possède une valeur légale identique à celle d’une signature manuscrite. De ce fait, elle permet l’approbation des documents, l’identification claire et précise de l’identité du signataire ainsi que la certification des documents.
En outre, la création d’une signature électronique gratuite se fait à travers des moyens permettant au signataire d’avoir un contrôle exclusif sur la procédure. Toutefois, son usage se limite à certains cas précisés par la loi et lors des risques business étendus (passation de marchés publics, actes authentiques d’avocats, de notaires, risque d’action collective…).
La réglementation concernant l’e-signature
Vous envisagez de créer une signature électronique gratuite ? Connaître les réglementations en la matière s’avère essentiel. L’article 1 366 du Code civil français stipule que la signature électrique est vouée d’une force probante identique à la signature manuscrite, sous réserve que la personne dont il émane puisse être identifiée et qu’il soit établi et gardé dans des conditions favorables pour assurer son intégrité. Le RGS ou Référentiel Général de Sécurité, quant à lui, vise à entretenir la confiance des utilisateurs vis-à-vis des services proposés par les autorités publiques.
En outre, le règlement eIDAS en date du 23 juillet 2014 concilie les procédés de l’e-signature à l’échelle de l’UE. Il établit un support légal afin d’organiser les échanges électroniques entre les autorités publiques, les entreprises et les citoyens ? Mis à part cela, il précise divers niveaux de fiabilité de signature numérique : la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée.
Utiliser la signature électronique : les avantages
La signature électronique détient bien évidemment divers avantages business mis à part sa valeur légale. Il permet en effet de réduire les coûts, d’optimiser l’expérience utilisateur, ou encore d’augmenter le taux de conversion. La mise en place d’une signature numérique est également bénéfique pour votre service ou entreprise sachant qu’elle apporte un progrès considérable au niveau du workflow de signatures. En même temps, c’est la clé de la fluidification des échanges, de l’accélération des délais et de la fiabilisation du processus de contractualisation.
Par conséquent, opter pour la signature numérique gratuite représente un enjeu capital de transformation digitale pour une entreprise. De plus, la majorité des documents pourront être signés électroniquement : passation de marchés publics, compromis de vente immobilier, devis, bail et contrat de travail. Toutefois, chaque entreprise doit prendre en considération le niveau de sécurité attendu, la fréquence d’usage, et d’autres besoins avant de mettre en place son e-signature.
En outre, l’utilisation de la signature numérique permet de réduire les coûts, d’avoir plus de sécurité sur ses documents (inaltérable, infalsifiable, non réutilisable, irrévocable), la simplification des échanges et aussi un gain de temps considérable. Il vous suffit de vous rendre sur un portail web dédié et de faire le premier pas. Bref, vous pouvez utiliser un logiciel tel qu’Acrobat Reader pour ouvrir les documents et vérifier les signatures.